讓辦公環(huán)境創(chuàng )造價(jià)值
辦公環(huán)境的合理性常常會(huì )影響流程的質(zhì)量與效率。改善辦公環(huán)境，提高效率，已經(jīng)成為企業(yè)健康發(fā)展的一個(gè)戰略性要素，這是企業(yè)管理研究細化的必然趨勢。離開(kāi)良好的辦公環(huán)境的支持，縱有完美的戰略、高效的流程、先進(jìn)的技術(shù)，也可能難以對公司的效率與效益有所幫助。許多企業(yè)正在著(zhù)手更新辦公環(huán)境的布置，然而從前期規劃直至具體執行，很多時(shí)候往往都疏忽了管理上的真正需求。
1．傳統企業(yè)的主要問(wèn)題
頭頂上的燈光昏暗不堪；腳下的布線(xiàn)有如千頭萬(wàn)緒；大大小小的科室封閉分割；無(wú)論走進(jìn)哪一間，總是壇壇罐罐、雜處一室；一邊密不透風(fēng)，另一邊卻疏可走馬；領(lǐng)導辦公室常常位于走廊的幽幽盡頭，給人一種高深莫測的感覺(jué)。
這種不合理的不僅僅是一個(gè)簡(jiǎn)單的裝修布局問(wèn)題，而是說(shuō)明企業(yè)管理者沒(méi)有認識到辦公環(huán)境對企業(yè)效率的影響。普遍來(lái)講，國內企業(yè)的辦公環(huán)境存在以下主要問(wèn)題：
辦公室內部的色彩與照明搭配不協(xié)調，容易造成壓抑的心態(tài)甚至視覺(jué)污染，影響人員的勞動(dòng)效率。
條條塊塊的封閉性布局以及不合理的分割，不利于部門(mén)之間進(jìn)行有效的溝通與協(xié)作。
企業(yè)信息系統缺乏統一的規劃設計與維護管理，辦公區域內線(xiàn)路鋪設雜亂，各種系統互相獨立，資訊流通存在障礙。
辦公用品與家具的擺布過(guò)于隨意，導致辦公空間的浪費或擁擠現象并存，影響人員的有效活動(dòng)能力與正常的工作心態(tài)。企業(yè)的各種內部管理機制在這樣的辦公環(huán)境條件下運轉，其結果可想而知。如果我們真正認識到了辦公環(huán)境的優(yōu)劣與企業(yè)效率之間的關(guān)系，那么就應該在實(shí)施企業(yè)重組活動(dòng)的同時(shí)，將辦公環(huán)境的改善也作為需要達成的目標之一，并真正與其他管理變革的措施有效結合，相得益彰地去推進(jìn)管理者想要達成的境界。
2．效率決定標準
企業(yè)辦公環(huán)境的衡量尺度相對簡(jiǎn)單，最基本的只有一條：是否能夠提升管理效率。換言之，我們評價(jià)一家公司的辦公環(huán)境是否優(yōu)劣，并不在乎占地是否寬敞、陳設是否豪華，而更多地著(zhù)眼于辦公環(huán)境是否能夠整合企業(yè)管理中的各種資源，是否能夠與企業(yè)管理優(yōu)化的各項活動(dòng)相銜接，是否能夠最終有助于公司既定戰略的實(shí)現。
建筑師往往關(guān)注的是外形的簡(jiǎn)約和結構的安全；室內設計師總是醉心于色彩的協(xié)調、材料的質(zhì)感；而作為企業(yè)辦公環(huán)境的主人，管理者們必須從業(yè)務(wù)活動(dòng)的需要出發(fā)，充分利用環(huán)境所賦予的優(yōu)勢，最大化地去激發(fā)、創(chuàng )造出員工的工作效率。從某種意義上講，與采購、生產(chǎn)與銷(xiāo)售等功能一樣，辦公室環(huán)境布置也是一種創(chuàng )造企業(yè)價(jià)值的活動(dòng)。
3．創(chuàng )造高效率的途徑
科學(xué)的辦公室布置可以創(chuàng )造出高效率。管理效率本身可以具體表現為員工完成某項特定任務(wù)的周期。業(yè)務(wù)流程、溝通技術(shù)、人這三者常常成為管理效率的直接表現對象，因此它們與辦公環(huán)境之間的關(guān)系就成為我們優(yōu)化辦公室布置的基本考量。
4．優(yōu)化業(yè)務(wù)流程
流程是指在企業(yè)內部流轉的一系列相關(guān)活動(dòng)，這些活動(dòng)的進(jìn)行總是要依托一定的外部環(huán)境的，因此辦公環(huán)境的合理性也常常會(huì )影響流程的質(zhì)量與效率。
新加坡某大型銀行曾經(jīng)在其國際結算部門(mén)實(shí)施過(guò)與業(yè)務(wù)流程改造相配合的辦公環(huán)境調整項目。
管理層通過(guò)重新安排信用證申請、開(kāi)立、復核、二審、終審等業(yè)務(wù)環(huán)節的座位設置，并配合以電腦終端的合理布線(xiàn)與辦公自動(dòng)化系統的優(yōu)化，大大提高了信用證業(yè)務(wù)的工作效率，縮短了客戶(hù)服務(wù)周期，獲得了不錯的市場(chǎng)反饋與業(yè)績(jì)提升。
5．現代化的溝通技術(shù)
良好的溝通會(huì )帶來(lái)效率的改善，現代信息技術(shù)的高度發(fā)達，也為辦公環(huán)境中的信息交流提供了前所未有的強大功能。
一些企業(yè)在醞釀實(shí)施ERP、CRM、SCM等大型系統軟件的時(shí)候，往往只注重實(shí)物資源與有形數據，常常忽視了人員溝通對于空間提出的需要，導致項目實(shí)施的效果不盡如人意。
在國際標準認證體系中，ISO9241就是一個(gè)關(guān)于辦公環(huán)境下交互式計算機系統的人類(lèi)工效學(xué)國際標準，它由17個(gè)部分組成，根據人類(lèi)工效學(xué)和可用性原理，結合辦公環(huán)境的要求，分別對各種硬件交互設備屬性和軟件用戶(hù)界面設計問(wèn)題作了詳細的規定和建議。
6．以人為本
現代辦公環(huán)境設計需要關(guān)注的正是與人類(lèi)日常工作相關(guān)的一些規律，即如何從環(huán)境設計的角度去促進(jìn)人們更好、更有效率地工作。今天，許多企業(yè)設立了“腦力激蕩廳”、“遠程學(xué)習中心”、“先進(jìn)管理實(shí)驗室”等專(zhuān)門(mén)功能區域，目的正是在于有效調動(dòng)員工的創(chuàng )造能力、決策支持能力和持續學(xué)習能力，幫助他們獲得一個(gè)調整心態(tài)、不斷進(jìn)取的良好環(huán)境。
許多國外企業(yè)在考慮內部環(huán)境設置時(shí)，就已經(jīng)根據公司戰略文化所要傳達出的意境，從布局、色彩、照度、陳設、家具、徽標、字體等多種方面加以配合，使得人們身處彼時(shí)彼地的環(huán)境之中就已經(jīng)能夠充分體驗到公司文化的內涵。
6．必須考慮成本
管理者們過(guò)多地強調環(huán)境初始營(yíng)建的成本，卻總是忽視辦公環(huán)境維護的成本。就像現代企業(yè)的業(yè)務(wù)重組活動(dòng)不是一朝一夕的事情，與企業(yè)重組相關(guān)的辦公環(huán)境維護也應該是長(cháng)期的、持續的。而且對于不同類(lèi)型的企業(yè)而言，這兩種成本的比例關(guān)系也是不盡相同的。有些企業(yè)，片面喜歡追求巨大奢華的辦公場(chǎng)地，常常導致總面積居高不下，維護與重置費用相當可觀(guān)。因此，對于一家理性的企業(yè)來(lái)說(shuō)，合適的辦公面積、精良的辦公陳設才是最實(shí)際、最有效的選擇。
